PART 1 WHY——传承和发扬
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“传统意义上的档案大都存放于库房，档案信息化工作费时费力的意义是什么？”
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要回答这个问题，首先需要了解档案于北大的重要价值：
- 北大档案是北大历史的忠实记录者
北大档案真实地记录了北京大学在各个领域的活动和成就，体现了北大人的智慧、美德、精神和风情，蕴含着丰富的校园文化和红色资源，是北大记忆的重要承载和固化形态，对传承北大历史，赓续红色血脉、增强师生文化自信自强具有重要作用。
- 北大档案数量近年来井喷式增长
2021年-2023年档案数据总量呈井喷式增长！
随着北京大学档案信息化建设的快速推进，近年来，依据存量数字化、增量电子化的策略，档案数据量呈大幅上升之势。
截至2023年，馆藏档案共计399745卷/件，5996.175延米，1000余万页。内容涵盖1898年至今，全校各个机关、院系、直属附属单位的行政管理、教学科研、国际合作和社会活动等方方面面。需要性能更高的信息化基础设施做支撑。
PART 2 Collaboration——合作团队
档案馆在余浚馆长的带领下，由副馆长贾永刚牵头组建了专业化的档案信息化团队。团队集合了档案学、情报学、信息管理、计算机技术、教育技术等各领域专业人才，以满足新时期全校档案收集、管理、保管、利用等基本需求为核心目标，锐意进取，勇于突破。经过三年多的不懈努力，在学校网信部门的大力支持下，配置了稳定、可靠、安全和较高性能的信息化硬件设施，为档案信息化打下了坚实硬件基础；同时利用信息化手段，解决了档案数字资源的收集、长期安全保存和有效利用保障等一个又一个档案数字化、智慧化中的关键问题。初步实现了北大档案的“数字转型”“数字升级”和“数字换代”。
2024年3月，北京大学首届网信优秀项目评选中，“档案信息化基础设施建设”项目斩获北大网信十大优秀项目殊荣。项目具体负责人郭鹏荣获“网信建设优秀个人”荣誉称号。
获奖证书
颁奖仪式（左三为郭鹏）
PART 3 HOW——软硬兼施、双管齐下
【硬】稳扎稳打、建设核心机房、引进关键设备——档案馆核心机房设备建设
北大档案馆按照习近平总书记提出的档案工作要“走向依法管理、走向开放、走向现代化”的“三个走向”为根本遵循，紧紧围绕学校信息化和网络安全工作的要求，开展档案馆核心机房设备及基础设施建设，在学校网信办的支持下，配置了稳定、可靠、安全和较高性能的信息化硬件设施，包括计算机终端设备、数字化加工和存储设备、网络连接设备、服务器等，并建设安全可靠、易用高效的档案保全备份系统。具体来说：
- 核心机房建设：
档案馆在馆内设置专用机房，同时将部分服务器托管至计算中心机房，两个机房互为备份，确保档案数据和文件的安全可靠。以数据库服务器和专门提供电子档案原文存储和传输、对象数据存储和服务等功能的计算机服务器为主，通过引入兼具高运算能力、长时间可靠运行、强大外部数据吞吐能力的服务器为档案信息管理系统、档案利用预约系统和档案备份保全系统提供硬件支持。
目前，档案馆配备了14台各类服务器，总存储容量超过500TB，通过服务器扩容和改造，有效存储容量大大增加，提高了数据处理能力和计算性能，打通了档案信息化通路，为档案数字化、智慧化转型提供基础支撑，有效提升了硬件基础设施的可靠性和稳定性，从而确保档案信息服务的连续性和有效性。
服务体系：含10台服务器、1套光盘存储库，提供档案管理系统、档案利用系统的数据库和网站服务，同时对档案系统、数据、文件等进行实时/定时的数据备份，并对重要数据进行异质备份。
研究体系：含1台图像处理服务器，用于对档案馆藏档案的数字化副本的图像处理、数据挖掘。
保障体系：3台备份服务器+UPS，部署档案保全系统，对系统、数据、文件进行定时的自动检测和备份，保障档案馆藏的安全。同时配备不间断电源，确保意外情况发生时的数据安全。
- 传统档案数字化工作坊建设：
为建设传统档案数字化工作坊，档案馆增加了高精度、大幅面扫描仪帮助实现特殊载体类型和大尺寸档案的数据采集或转换工作，实现了超大幅面档案和异形档案的“一体化”扫描，有效避免了传统扫描设备因折叠、拼接档案造成的图像失真与档案实体破损。
同时配备与大幅面扫描仪配套使用的大幅面绘图仪，可以进行大型档案仿真件的制作和装裱。
【软】依托硬件、建立健全档案管理和服务体系————档案管理信息系统升级
- 档案管理系统
针对电子档案单套制管理要求（GB/T 18894-2016），档案馆经过详实的前期调研，设计并部署了北京大学档案管理系统，用于对校内各单位形成的档案进行在线归档和管理，实现了档案的收、管、存的信息化，有效保证了 “为党管档、为校守史、为师生服务”的任务。
- 档案利用系统
在档案管理系统的基础上，档案馆进一步设计了面向广大师生校友、各界研究人员提供查档服务的档案利用系统，为了方便实用同时增加了移动终端，开通了远程服务，有效提升了档案管理软件系统性能，实现了广大师生、校友“在家就能查档案”的迫切愿望，总用户数量近3000人，服务范围涉及全国34个省市、自治区及世界各地的北大师生、校友和社会人士。
- 档案保全系统
依托硬件升级，档案馆为了进一步确保入库档案的安全、可靠，进一步部署了档案保全系统，可对入库数据、文件进行定期的数据文件检测和备份。在此基础上，档案馆进一步明确了档案资源备份的重要性和必要性，制定了《北京大学纸质档案数字化规范》《北京大学档案馆数字档案资源备份与管理制度》《北京大学档案馆机房管理办法》等规范，明确了档案资源的内含、备份的原则、频率和介质，建立了档案的日常备份保全机制。
- 档案征集系统
为了丰富档案的来源和形式、扩充档案内容，档案馆以校庆为契机，牵头建设了档案征集系统，可根据特定的主题，面向师生、校友、各界人事征集对应主题下的文字、图像、音像等资料，经过筛选和整理，成为馆藏的一部分。
- 档案异质备份系统
档案馆规划和搭建了档案异质备份系统，建立多库分离的电子档案库房和磁光双介质存储的软硬件一体化电子档案长期保存系统，实现馆藏档案数字资源集成管理，实现档案数字资源的安全管控、长期保存和利用服务。
PART 4 END
档案信息化建设是一个长期的过程，在这个过程中，硬件、软件都要经过不断地更新和升级以确保档案的安全，同时顺应时代的发展，能够对档案内容进行更为深入的挖掘，从而更充分的发挥档案“存史、资政、育人”的作用。除此之外，作为软实力的一部分，档案馆的工作人员也在不遗余力的学习新的知识和技术，不断提高自身素质，希望在不远的将来，更好的服务于广大师生校友、社会各界，通过档案的故事呈现出最好的北京大学。
